Todas as decisões sobre alterações, mudanças ou implantações em condomínio se dá na assembleia geral. Os proprietários das unidades se reúnem, ao menos uma vez ao ano (assembleia ordinária) para decidir o próximo síndico, aprovação de contas, previsão orçamentária e tudo mais o que for necessário.
Além da assembleia ordinária, que é de realização obrigatória anual, pode haver necessidade de encontros extraordinários para decisões pontuais ou urgentes, como obras, necessidade de manutenção ou alguma intervenção.
Por se tratar de um evento de extrema importância para o condomínio, preparamos um check list para auxiliar na montagem da assembleia do condomínio.
CONVOCAÇÃO DA ASSEMBLEIA
É necessário convocar todos os condôminos para a assembleia, conforme o Artigo 1.354 do Código Civil. Importante salientar que em cada Convenção de Condomínio há um prazo mínimo de convocação que deve ser respeitados.
Na carta deve ser informado local, data e horário da assembleia. Além disso, a ordem do dia da assembleia deve estar descrita de forma clara e objetiva.
PAUTAS
Um organograma pode ser um ótimo aliado para definir e detalhar os itens a serem discutidos na reunião. Para cada assembleia, o ideal é tratar no máximo de cinco pautas, para não ficar muito extensa e cansativa – e todos os itens serem deliberados com a mesma atenção.
Para assuntos como decisão de orçamentos ou aprovação de previsão orçamentária, é importante que os documentos já estejam previamente organizados para apresentação.
CONDUÇÃO DA ASSEMBLEIA
Os presentes assinam o livro de presenças logo na chegada da assembleia. Ao início da reunião, deverá ser eleito presidente e secretário (a) da mesa, pela maioria dos presentes.
O ideal é que o presidente seja uma pessoa capaz de conduz os trabalhos com objetividade, organização e calma. Aconselhável que não seja o próprio síndico. O papel do secretário é, principalmente, transcrever a ata durante a reunião.
É aconselhável que os temas mais polêmicos sejam tratados no final da assembleia, pois estes podem consumir muito tempo. Além disso, discussões podem distrair as pessoas, fugindo do tema proposto.
Ao conduzir as discussões, o posicionamento do presidente da mesa deve ser firme. Caso algum participante se exalte em impor sua opinião, o presidente pode intervir, evitando brigas ou constrangimentos, e deve dizer que o assunto já foi deliberado ou estipular tempo de fala.
VOTAÇÃO E ENCERRAMENTO
Para a aprovação das pautas em votação, é necessário respeitar o quórum mínimo estabelecido na Convenção. Caso não haja definição legal para a demanda, é costume considerar a decisão da maioria.
Ao final da assembleia, a ata estará redigida pelo secretário, registrando tudo o que foi discutido e decidido no evento. O documento será assinado pelo próprio e pelo presidente da mesa.
A ata deverá ser guardada pelo síndico ou administradora no livro de atas por pelo menos 5 anos. O registro em cartório é necessário em caso de eleição ou se a Convenção determinar.
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